Empezar de cero
Cookel entra por cookel.app/app con el correo y la contraseña que elegiste al darte de alta. La primera vez conviene hacerlo desde un ordenador: se ve todo de un vistazo. Después, el día a día se lleva igual de bien desde el móvil.
Los siete pasos del principio
Nada más entrar tienes Primeros pasos. No es un trámite ni hay que hacerlo entero: es el orden en el que las cosas encajan, y cada paso enciende el siguiente.
- Escanea tus últimos albaranes. Es por donde se empieza. Cada albarán da de alta tus productos con su último precio, sin teclear nada. Con eso ya se puede calcular lo que cuesta un plato.
- Monta tus escandallos. Elige ingredientes y ponles cantidad; el margen sale solo, con los precios de tus albaranes de verdad. No hace falta llevar inventario para verlo.
- Agrupa los platos en cartas y menús. La de comida, la de vinos, el menú del día.
- Da de alta a tu equipo. Con el nombre y la sección basta.
- Decide qué ve cada uno en su móvil: sus fichas, su horario, fichar, sus vacaciones. Lo que no marques, no lo ve.
- Dale un PIN a cada persona. Sin PIN no entran en su pantalla.
- Monta el turno de hoy y genera la rutina: las tareas se reparten solas entre quien esté.
Lo mínimo para sacarle partido el primer día: escanea diez albaranes de los últimos meses. Con eso ya tienes precios reales, subidas detectadas y el coste de tus platos.
Compras
Aquí entra todo lo que compras. Es la parte que alimenta a las demás: sin albaranes no hay precios, y sin precios los escandallos son una estimación.
Escanear un albarán
Cómo se hace
- Entra en Compras → Escanear albarán.
- Suelta los papeles: valen fotos hechas con el móvil y PDF del proveedor. Varios de una vez.
- Espera a que los lea. Cada uno tarda unos segundos.
- Repasa lo que ha salido y guarda.
Para que salga bien
- Que se vea la tabla entera, con la cabecera de columnas y el total de abajo. Ese total es lo que usamos para comprobar la lectura: si las líneas no lo suman, te avisamos.
- El papel liso y sin sombra encima. No hace falta que esté recto: se lee girado.
- Si el albarán ocupa dos hojas, haz dos fotos. Es mejor que una foto de lejos con todo.
- La casilla «Contabilizar como gasto» decide si ese albarán suma al gasto del mes. Déjala marcada salvo que estés metiendo papeles viejos para tener histórico de precios.
Si te sale un aviso del tipo «las líneas suman 130 € y el albarán dice 164 €», no es un capricho: falta o sobra algo. Mira las líneas marcadas antes de guardar. Y si ves que un producto que ya tenías entra con otro nombre, corrígelo ahí mismo: la próxima vez que ese proveedor lo escriba igual, ya lo reconoce solo.
Productos
Cada producto guarda su último precio, el anterior, en qué platos se usa y cuánto queda en cámara si llevas el recuento. Pinchando en uno se abre su ficha, y ahí puedes:
- Cambiarle el nombre al que tú usas. No pierdes el histórico: los albaranes viejos vienen contigo, y los que lleguen con el nombre del proveedor caen en el mismo producto.
- Juntarlo con otro cuando el proveedor lo escribe de dos maneras y se ha dado de alta dos veces («BARRIL EST GALI» y «BARRIL ESTRELLA GALICIA»). Se queda uno con el historial y las existencias de los dos.
- Poner la merma de limpieza: si de dos kilos de merluza aprovechas kilo y medio, ese 25 % es coste del plato. Sin contarlo, el escandallo te dice que ganas más de lo que ganas.
- Decir lo que lleva dentro un envase (una botella, 75 cl; una caja, 24 botellas). Es lo que permite saber lo que cuesta una caña, un zurito o una copa.
- Ver lo que cuesta una medida: el cañón, la caña, el zurito, la copa, el chupito, el café.
Proveedores
Se crean solos al escanear. En su ficha tienes su teléfono y su correo —los sacamos del membrete—, lo que le compras, cuánto le gastas y con qué frecuencia te entrega.
Pedidos
Lo que hay que pedir sale de lo que tienes por debajo del mínimo. Pones el mínimo en la ficha del producto y aquí aparece la lista, agrupada por proveedor y lista para mandar.
Albaranes y precios
Es el histórico: en qué te gastas el dinero, con quién, y qué se te está encareciendo. Los albaranes se buscan por fechas y se agrupan por meses. Cuando un producto sube y ese producto está en tus platos, te lo decimos en los platos afectados.
Tu carta
Aquí está el dinero: lo que cuesta cada plato y lo que deja. Todo se apoya en los precios de tus albaranes, así que cuantos más escanees, más de verdad son estos números.
Escandallos
Montar un plato
- + Plato y ponle nombre.
- Añade ingredientes. Si el producto ya está en tu almacén, elígelo de la lista: coge su precio solo. Si todavía no lo has comprado, escríbelo y ponle un precio aproximado; cuando escanees el albarán que lo trae, se enlaza y el coste se corrige.
- Pon la cantidad de cada ingrediente y las raciones que salen.
- Escribe el PVP. El margen aparece al lado.
Lo que conviene saber
- Un ingrediente sin precio no cuenta. Si ves un aviso de que a tal ingrediente le falta el precio, el coste que tienes delante no es el real. Enlázalo o ponle precio aproximado.
- El margen que quieres se puede fijar plato a plato («Quiero 60 %»). Un vino no se margina como un postre. Si no pones nada, se usa el de la casa, que está en Ajustes.
- Plato estrella, caballo, enigma, perro: son las cuatro casillas de siempre, cruzando lo que se vende con lo que deja. Sirven para decidir qué mover de sitio en la carta.
- Una elaboración se mete en un plato como un ingrediente más y arrastra su coste.
Elaboraciones
Lo que se prepara aparte y se usa en varios platos: un fondo, una salsa, una masa, un escabeche. Se monta igual que un plato —ingredientes y cantidades— y además dice cuánto rinde (cuántos litros o kilos salen) y cuánto tiempo lleva, el de trabajo y el de reloj.
Con el rendimiento, Cookel sabe lo que cuesta un litro de esa salsa y lo lleva a cada plato que la use. Con el tiempo, sabe cuánto trabajo hay detrás del servicio de mañana.
Si una elaboración te sale a 0,00 €, es que sus ingredientes están escritos a mano y no tienen producto detrás. La ficha te lo dice y te deja enlazarlos o ponerles precio aproximado ahí mismo.
Despieces y mermas
Cuando compras algo entero y lo limpias, lo que usas cuesta más que el precio del albarán, porque una parte se tira. Esto se calcula una vez y los escandallos usan el precio de verdad.
- Elige lo que compras entero: la merluza, el cordero, el rape.
- Di cuánto sacas de cada parte: de 2 kg de merluza, 1,4 kg de lomo y 400 g de cabeza.
- Cookel reparte el precio entre las partes y lo usa solo en tus platos.
El ejemplo: 2 kg de merluza a 10 €/kg son 20 €. Si sacas 1,4 kg de lomo, ese lomo no te sale a 10 €/kg: te sale a 14,29 €/kg. Es la diferencia entre creer que ganas y ganar.
Cartas y menús
Agrupan los platos: la carta de comida, la de vinos, el menú del día. Sirven para dos cosas: ver el margen de una carta entera y generar la rutina de toda una carta de un botón en vez de plato a plato.
Utensilios
El catálogo de lo que hay en cocina: cazos, gastronorm, termómetros. Se pone en las elaboraciones para que quien la prepare sepa con qué, y para que no se monten dos cosas que necesitan el mismo cazo a la vez.
Cámaras y sanidad
Cámaras y neveras
Se escriben una vez —cámara, nevera, congelador, almacén seco— y después se eligen en la conservación de cada elaboración, para saber dónde está cada cosa.
Control sanitario
Los controles que pide Sanidad, con sus rangos y su frecuencia. Se dan de alta una vez:
- Elige si es de temperatura o de limpieza.
- Ponle nombre y, si es de temperatura, entre qué grados es correcto.
- Di cada cuánto: día, semana o mes.
- Asócialo a la cámara que corresponda.
Hay plantillas hechas: cámara de refrigeración (0 a 4 °C), congelador (−22 a −18 °C), vitrina de sala (0 a 6 °C), mantenimiento en caliente (65 a 90 °C).
A partir de ahí, quien esté en cocina lo apunta desde su móvil y arriba te dice si está todo al día.
Registros y calendario
El histórico de lo apuntado, que es lo que se enseña en una inspección, y el calendario de lo que toca.
Equipo
La parte que usa la gente que trabaja contigo, cada uno desde su móvil y viendo sólo lo que le abras.
Tareas
Lo que hay que hacer hoy. Las tareas salen de tres sitios: las que escribes tú, las que genera una carta (la rutina de producción) y las que pide el control sanitario. Se reparten entre quien esté de turno.
Dar de alta al equipo
- Equipo → Equipo y añade a cada persona con su nombre y su sección (cocina, sala, barra).
- Márcale lo que puede ver en su móvil: sus fichas, su horario, fichar, sus vacaciones, las recetas. Lo que no marques, no lo ve.
- Dale un PIN. Sin PIN no puede entrar.
Turnos
Quién trabaja y cuándo, por semanas. Hay turnos de siempre para no repetir todas las semanas lo mismo. Debajo tienes la carga de hoy por persona: cuánto trabajo le ha tocado a cada uno en minutos, que es la forma de ver que no se le está cargando todo a la misma persona.
Mientras no montes el turno del día, las tareas se reparten entre todo el equipo.
Vacaciones
Los días de cada uno, lo que lleva gastado y lo que le queda, y el calendario de quién falta y cuándo. Se elige si tu casa cuenta por días naturales (de fecha a fecha, findes incluidos) o por días laborables. Si alguien entró a mitad de año o ya se cogió días antes de usar Cookel, se le pueden restar de entrada para que la cuenta salga bien.
Control horario
El registro de jornada que pide la Inspección. Cada persona ficha desde su pantalla, con el mismo enlace y PIN con el que ve su horario. Se guarda sólo la hora de entrada y de salida, nunca dónde estaba: eso no se puede registrar y no lo registramos.
Para una inspección, eliges las fechas y pulsas Registro en PDF: sale en el formato que pide el Estado, con la firma de cada trabajador y un sello que permite comprobar que no se ha tocado después.
La pantalla del personal
Tu equipo no entra con correo y contraseña: entra por un enlace y su PIN. El enlace es el mismo para toda la casa y está en Equipo → Acceso.
- Copia el enlace y mándalo al grupo de WhatsApp del equipo.
- Cada uno lo abre en su móvil, elige su nombre y mete su PIN.
- Que se lo instalen como aplicación: en Android, «Añadir a la pantalla de inicio»; en iPhone, Compartir → «Añadir a pantalla de inicio». Así lo tienen como un icono más.
Si alguien se va de la casa, quítale el PIN. Y si el enlace ha salido de donde no debía, Rotar genera uno nuevo y echa a todos: hay que volver a repartirlo.
Reservas
Montarlo la primera vez
- Reservas → Cómo se reserva.
- Enciende «Aceptar reservas desde el enlace público».
- Monta los turnos: a qué horas se come y se cena cada día de la semana. Sin turnos no hay huecos que ofrecer, y la página no dará ninguno.
- Elige cuánto ocupa una mesa (de 60 a 180 minutos), si las reservas quedan confirmadas solas o las confirmas tú, la antelación mínima y con cuántos días se puede reservar.
- Guarda y copia tu enlace.
Hacen falta las dos cosas, y responden a preguntas distintas: los turnos dicen a qué horas se puede reservar, y las mesas, cuánta gente cabe a cada hora. Con las mesas solas la página no ofrece ni un hueco, por muy bien puesta que tengas la sala. Si tienes el interruptor encendido y te falta alguna de las dos, Cookel te lo avisa ahí mismo.
Dónde se pega ese enlace
- En tu ficha de Google (Perfil de Empresa): Editar perfil → Reservas, y pégalo ahí. Quien te busque en Google o en Maps verá el botón «Reservar una mesa». Es gratis y se activa en un minuto.
- En tu web, en el enlace de la biografía de Instagram, en el WhatsApp del negocio.
Sala y mesas
Tus mesas con cuánta gente cabe en cada una. Dos mesas se pueden marcar como juntables: eso significa que, cuando entre una reserva de más gente de la que cabe en una sola, Cookel puede ofrecer las dos juntas en vez de decir que no hay sitio.
La agenda
Lo que hay apuntado cada día. Las que entran por internet aparecen solas. Las de teléfono se añaden con + Reserva. El cliente recibe su confirmación y puede anularla él mismo desde el enlace que le llega, sin llamarte.
El plan del día
Dices cuántas raciones esperas de cada plato y a qué hora abre el servicio, y Cookel calcula qué hay que tener preparado, en qué orden y a qué hora empezar cada cosa, contando el tiempo de trabajo y el de reloj de cada elaboración.
Cooky y el buscador
Cooky es el botón del micrófono, abajo a la derecha. Se le habla o se le escribe, y hace cosas por ti: «dame de alta una elaboración de salsa española», «cuánto me cuesta el solomillo», «borra el escandallo de los canelones». Pregunta antes de tocar nada y siempre dice qué va a hacer.
El buscador (Ctrl+K, o la lupa del menú) encuentra cualquier cosa por su nombre: un plato, un producto, un proveedor, un albarán. Es la forma más rápida de moverse cuando ya tienes mucho dentro.
Tu cuenta y tu plan
En Ajustes → Tu cuenta están tus datos, los del restaurante —los que salen en el registro de jornada: razón social, CIF, centro de trabajo— y el margen que quieres por defecto en tus platos.
En Plan y facturación ves qué tienes contratado, qué incluye y cuándo se renueva.
Cuando algo no sale
«He escaneado un albarán y los precios están mal»
Mira si arriba hay un aviso. Si dice que las líneas no suman el total del papel, falta o sobra una línea: corrígela ahí mismo antes de guardar. Si un producto entró con un nombre raro, cámbiaselo en la línea: la próxima vez que ese proveedor lo escriba igual, ya lo reconocerá.
«El mismo producto me sale dos veces»
Pasa cuando el proveedor lo escribe de dos maneras. Abre uno, busca «¿Es el mismo que otro?» y elige el repetido: se quedan en uno solo, con el historial y las existencias de los dos.
«Un plato me sale a 0 € o con un margen imposible»
Le falta precio a algún ingrediente. La ficha te dice cuál. Enlázalo con un producto del almacén o ponle un precio aproximado.
«Mi equipo no puede entrar»
Comprueba tres cosas: que la persona esté dada de alta, que tenga PIN, y que esté usando el enlace de Equipo → Acceso (no el de cookel.app/app, que es el tuyo de dueño).
«Reservas no me da ninguna dirección»
El enlace está en Reservas → Cómo se reserva, debajo del interruptor. Si lo ves pero no entran reservas, revisa que el interruptor esté encendido y que tengas turnos puestos: sin turnos no hay huecos que ofrecer.
«Se ha ido la luz / no tengo internet»
Cookel necesita internet. Lo que se apunta desde el móvil del equipo sin cobertura se guarda y sube cuando vuelve, pero para escanear un albarán hace falta conexión.
Seguimos aquí
Si algo no encaja, escríbenos a [email protected] con una captura. Casi todo lo que hay en esta aplicación está porque alguien nos contó que le faltaba.